Alloggiati Web

In questa pagina troverai:

• Configurazione Generale
• Come inviare i dati manualmente
• Come inviare i dati automaticamente

Il software include una funzionalità dedicata alla gestione delle schedine alloggiati, in conformità con la normativa italiana. Il processo si basa sui dati raccolti tramite il pre-checkin online, che vengono utilizzati per generare automaticamente le schedine da inviare alla Questura. Il sistema offre le seguenti funzionalità:

• Generazione automatica delle schedine alloggiati a partire dai dati inseriti nel pre-checkin. 
• Invio diretto alla Questura, secondo i protocolli e i formati ufficiali previsti.
• Supporto per profili multipli, utile nel caso in cui sia necessario inviare i dati alla Questura da credenziali differenti (es. per più strutture o gestioni separate).
• Compatibilità con entrambe le tipologie di utenza previste dal portale della Polizia di Stato, ovvero citerio “Hotel” o "Gestione Appartamenti".

Questa funzionalità permette di adempiere agli obblighi normativi in modo semplice ed efficiente, alleggerendo il carico amministrativo per gestori e staff delle strutture ricettive.

Le schedine alloggiati sono disponibili all’interno di Vik Booking nella sezione: PMS > Report, selezionando dal menù a tendina l’opzione “Polizia di Stato - Alloggiati”.
Da questa pagina è possibile visualizzare, gestire e inviare i dati raccolti tramite il pre-checkin alla Questura, secondo le modalità previste dalla normativa italiana.

È infine possibile gestire la generazione e l’invio delle schedine alloggiati sia in modo manuale, tramite l’apposito Report del software. oppure in modo completamente automatico, configurando l’automatizzazione del processo attraverso la funzione dei Cron Jobs Programmati disponibile in Vik Booking.

Maggiori dettagli sull’impostazione dell’automatizzazione saranno illustrati nei paragrafi successivi.

Configurazione generale

La configurazione obbligatoria comprende il setup dei profili Alloggiati Web (account della struttura nel Portale Alloggiati Web). È possibile inserire un nuovo profilo Alloggiati Web direttamente all’interno della pagina PMS - Report - Polizia di Stato - Alloggiati , tramite l’apposito pulsante situato in alto a destra “Impostazioni”. 

All’interno sarà necessario selezionare, nel parametro “Profilo Impostazioni”, la voce Nuovo Profilo. In questo modo sarà possibile andare ad inserire tutti i dati necessari per il collegamento al Portale Alloggiati Web.

Il “Nome Profilo” sarà il nome con cui questo sarà salvato su Vik Booking, e si potrà scegliere quindi liberamente.

Il parametro “Gestione Appartamenti” dovrà essere selezionato in meno in base alla propria struttura. Disattivandolo verrà utilizzato il criterio Hotel. In alternativa, se abilitato sarà utilizzato il modello “Gestione Appartamenti”. Tutti i dati successivi (Utente, Password e WsKey), sono dati recuperabili all’interno del proprio Account della struttura nel Portale Alloggiati Web.

Una volta completata la configurazione del proprio profilo di invio, sarà possibile trasmettere le schedine alloggiati direttamente da Vik Booking verso la Questura. Accedendo nuovamente alla sezione “Impostazioni”, sarà possibile selezionare il profilo attivo, contrassegnato con l’apposito simbolo di check ( ✅).

Il profilo attivo è quello che verrà utilizzato per l’invio delle schedine alloggiati.

Come inviare i dati manualmente

Per trasmettere i dati alla Questura, è innanzitutto necessario selezionare l’intervallo di date per il quale si desidera generare le schedine alloggiati.

Il report elaborerà automaticamente le schedine per tutte le prenotazioni con data di check-in compresa nelle date selezionate.

Una volta generata la lista, verranno mostrate tutte le schedine da inviare per i giorni scelti.
L’icona “?” indica che il dato non è presente su Vik Booking, e non è quindi stato lasciato dal cliente in fase di pre-checkin. Cliccando sull’icona “?” sarà possibile inserirlo manualmente.

A questo punto, in alto a destra sarà visibile un nuovo pulsante “Azioni”, che aprirà un menu contenente tutte le funzioni disponibili per la gestione e l’invio delle schedine alloggiati.

Le azioni sono le seguenti:

• Trasmissione Elenco Schedine: Come suggerito dal nome, questo è il pulsante da utilizzare per trasmettere le schedine alloggiati alla Questura. Cliccando sarà avviato e confermato il processo di invio. L’operazione sarà eseguita utilizzando il profilo attivo. È possibile modificare il profilo attivo in qualsiasi momento accedendo al pulsante “Impostazioni”.
• Controllo preliminare schedine: Solo le schedine valide possono essere trasmesse con successo alla Questura. Eventuali errori o informazioni mancanti comporteranno il rifiuto della schedina da parte del portale Alloggiati Web. Per prevenire questi casi, è possibile utilizzare il pulsante “Controllo Preliminare Schedine”, che consente di verificare la correttezza e la completezza dei dati prima della trasmissione effettiva. Questo controllo consente di identificare rapidamente eventuali anomalie e correggerle in tempo, garantendo così un invio corretto e senza errori.
• Lista Appartamenti: Da utilizzare unicamente in caso si utilizzi un modello di tipo “Gestione Appartamenti” per l’invio delle schedine Alloggiati. Questo consente di creare delle relazioni tra le camere di Vik Booking, e quelle del proprio Account nel Portale Alloggiati Web.
• Archivio Ricevuto: Qui è possibile accedere all’archivio delle schedine alloggiati inviate nei precedenti 5 anni, come previsto dalla normativa italiana. In base alla normativa italiana, le ricevute delle schedine alloggiati inviate alla Questura devono essere conservate per almeno 5 anni. Questa disposizione è stabilita per garantire la possibilità di effettuare controlli da parte delle autorità competenti, e rientra negli obblighi di tracciabilità e conservazione dei dati previsti dal T.U.L.P.S. (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) e dalle relative circolari ministeriali. La conservazione di queste ricevute è quindi obbligatoria e può essere utile in caso di controlli da parte delle autorità competenti.
• Download Ricevute: Consente di selezionare una data precisa e scaricare la ricevuta di trasmissione per tale data.

È infine possibile trovare un pulsante di download qualora si abbia la necessità di caricare il file delle schedine alloggiati manualmente sul Portale Alloggiati Web.

Trasmissione Automatica Schedine Alloggiati

Come anticipato, è possibile automatizzare l’intero processo utilizzando la funzionalità dei Cron Jobs Programmati disponibile in Vik Booking. Per configurare questa automazione, è sufficiente accedere a Vik Booking e seguire il percorso "Gestione > Cron Jobs Programmati".

Come configurare il cron job

Di seguito puoi vedere un esempio di configurazione per il Cron Job necessario ad esportare le schedine alloggiati. Il Class File da selezionare in creazione è il “Report - Export Automatico”.

1. Seleziona il tipo di Report 
   
   Quando crei un nuovo Cron Job con la classe “Report - Export Automatico”, nella parte destra della schermata imposta così:
   - Tipologia Report: Italy - Polizia di Stato - Alloggiati
   - Esporta come: Trasmissione Elenco Schedine 
   
   Questi due campi sono uguali per tutti. 
   
   
2. Compilare il JSON Payload 
   
   Questa parte serve per dire al Cron Job quali dati inviare e come: ✅ Inizia da un esempio
   
   Clicca sul tasto “Copia” situato sotto il “Payload Example” per incollare automaticamente un modello di base, che poi potrai modificare.
   
   
3. Impostare le date 
   
   Queste due righe dicono al sistema per quali date inviare le schedine (Anno-Mese-Giorno):
   "fromdate": "{Y-m-d}",
“todate": "{Y-m-d}, 

Questo esempio genera il report solo per i check-in del giorno corrente, come richiesto dalla normativa per l’invio giornaliero.
   
   
4. Selezionare camere/appartamenti
   
   Troverai una riga come questa:
   "listings": [], 
   
   - Lasciare vuoto  ([]) se si utilizza un singolo profilo per l’invio: il sistema includerà automaticamente tutte le camere/appartamenti.
   - Inserire uno o più ID Camera se si gestiscono profili multipli per Alloggiati Web. Gli ID fanno riferimento alle camere di Vik Booking.
   
   Esempio per includere solo camere con ID 1, 2, 3 e 4:
   "listings": [1,2,3,4], 
   
   Gli ID sono numerici, separati da virgole, senza spazi.
   
   
5. Impostazione dell’invio 
   
   Questa riga serve a dire che il report deve essere inviato, non solo generato:
   "_reportAction": "transmitCards", 
   
   Questo valore è già corretto per l'invio delle schedine e non va modificato. 
   
   
6. Indicare il profilo Alloggiati Web 
   
   Ultima riga da controllare: 
   "_reportProfile": "profilo 1" 
   
   Specifica il nome esatto del profilo Alloggiati Web da utilizzare per l’invio:
   - Se si utilizza un solo profilo, non è necessario modificarlo
   - Se si gestiscono più profili, è obbligatorio creare un Cron Job separato per ciascun profilo, assegnando a ciascuno: Relativi listings (camere/appartamenti), il profilo corretto.
   
   

NOTA BENE: Non è consentito inserire più profili nello stesso Cron Job, ad esempio:
"_reportProfile": "Profilo 1, Profilo 2" // NON VALIDO 

Esempio Corretto

"_reportProfile": "profilo 1"

Per “Profilo 2” e “Profilo 3”, sarà quindi necessario creare dei Cron Job separati e modificare i relativi parametri (listings e _reportProfile).

Esempio Completo

 {
"fromdate": "{Y-m-d}",
“todate": "{Y-m-d},
"listings": [1,2,3,4],
"_reportAction": "transmitCards",
"_reportProfile": "profilo 1"
}