Prenotazioni

La Dashboard è la pagina principale del back-end di VikBooking. É divisa in 5 parti:

1. Clienti in arrivo oggi
2. Clienti in partenza oggi
3. Disponibilità settimanale
4. Prenotazioni a partire da domani
5. Stanza attualmente bloccata, in attesa di pagamento o conferma

Questa pagina è utile per i receptionists dell'hotel per tenere traccia delle prenotazioni e dei clienti.

Personalizza Widgets

 @since 1.14 

A partire dalla versione 1.14, la Dashboard di Vik Booking ha un nuovo look. È diviso in sezioni per ospitare widget personalizzati. Facendo clic sul pulsante Personalizza widget in alto a destra della pagina, aprirai un lato di modifica della dashboard. Questa interfaccia ti permetterà di gestire tutti gli elementi visualizzati nella tua Dashboard tramite Sezioni, Contenitori e Widget.

Aggiungi nuove sezioni per organizzare meglio i tuoi elementi e organizzare la loro posizione con azioni di trascinamento. Aggiungi nuovi contenitori con una dimensione adeguata per contenere i tuoi widget.

Sono disponibili quattro dimensioni per i contenitori:

• Tutta Larghezza da una larghezza del 100% al contenitore. Solo un contenitore di questo tipo si adatterà a una riga.
  
• Largoda al contenitore una larghezza del 75%. Un altro piccolo contenitore potrebbe stare nella stessa riga accanto a questa dimensione.
• Medioda al contenitore una larghezza del 50%. Un altro contenitore medio potrebbe stare accanto ad esso, o anche due piccoli contenitori.
• Piccoloda al contenitore una larghezza del 25%. Una fila può contenere fino a 4 contenitori di queste dimensioni.

Guarda questo video d’esempio:

 @since 1.5 

I Custom Widget sono utilizzabili in diverse pagine e non più unicamente sulla Dashboard. Per esempio, aprendo la Lista Camere potrai assegnare un Custom Widget ad essa tramite l’apposito pulsante, come nell'immagine:

Gli Widget così applicati saranno salvati e saranno sempre mostrati quando si apre la Lista Camere, nel nostro caso.

Forecast

il grafico "Forecast" calcola il trend di occupazione di un lasso di tempo selezionato, mostrando la percentuale dell'occupazione delle camere con riferimento sia a quelle prenotate sia a quelle invendute.

Il numero totale delle notti prenotabili è calcolato in base al numero di tutte le camere a disposizione moltiplicato per il numero di notti del mese analizzato. Nella schermata qui sotto abbiamo calcolato il mese di Marzo. Abbiamo 31 notti prenotabili e 10 camere in totale, quindi 10x31 = 310. 

Abbiamo 106 prenotazioni totali che occupano, con la durata di soggiorno di ogni prenotazione, 239 notti su 310 disponibili per quella combinazione di numero totale camere x il totale delle notti del mese stesso.

Puoi scegliere di analizzare il periodo per mese, settimana o fine settimana da calendario disponibile nel Menu sulla destra. Appariranno dei suggerimenti per lanciare delle Promozioni per ogni periodo analizzato.

Questa funzione può essere utilizzata per un calcolo generale dell'occupazione di tutte le camere nella Dashboard, oppure di una specifica camera nella pagina "Panoramica Tariffe".

Il Forecast evidenzierà anche gli eventi e le festività in arrivo, se presenti, in modo da consentirti di controllare il tuo tasso di occupazione per tali occasioni e decidere come gestire al meglio i tuoi prezzi.

La registrazione di un utente permette ai receptionists di controllare il check-in e il check-out dei clienti, o impostare lo stato di una prenotazione a mancata presentazione. Per scopi manageriali è molto utile, e rende anche più veloce la creazione del documento di check-in. É buona pratica fare sempre il check-in e il check-out dei clienti. Grazie alle note interne, il lavoro può essere svolto da piu receptionists contemporaneamente.

Per ogni cliente è possibile conservare nel database alcuni dettagli personali, come il nome, cognome, città di residenza, il numero della carta d'identità, note particolari, ecc..
Una volta che il cliente ha fatto il check-in, sarà possibile generare il documento di check-in in formato PDF. Per questo documento, il sistema permette al cliente di firmarlo direttamente attraverso un dispositivo apposito compatibile. É anche possibile spedire un link all'indirizzo email del cliente o al suo numero di telefono via SMS affinchè la firma possa essere effettuata da un dispositivo diverso.

La pagina Calendario è utile per avere una panoramica delle prenotazioni di una determinata stanza, cosi come per registrare clienti in arrivo senza prenotazione o ogni tipo di prenotazione ricevuta via telefono o offline. Creando una nuova prenotazione ridurrai la disponibilità della stanza in certe date. La pagina Calendario offre anche la possibilità di chiudere una stanza in determinate daye. Chiudendo una stanza, il sistema prenoterà tutte le unità della tua stanza, rendendola non disponibile. Questo creerà una prenotazione speciale pensata per azzerare la disponibilità. La pagina è divisa in due parti:

1. Modulo di prenotazione rapida: per ridurre la disponibilità o per registrare alcune prenotazioni che non sono state ricevute dal sito
2. Calendari Disponibilità: ottieni una panoramica fino a 12 mesi dalla data odierna delle prenotazioni e della disponibilità della stanza

Con il modulo di Prenotazione Rapida puoi registrare alcune prenotazioni così come fermare le vendite (stanza chiusa) in alcune date. Se stai registrando la prenotazione per un in cliente in arrivo senza prenotazione è consigliato usare il bottone "Riempi Campi Personalizzati" così che il sistema possa recuperare l'email del cliente così come il nominativo, lo Stato di appartenenza e il numero di telefono. Invece, se vuoi chiudere la stanza in alcune date e fermare le prenotazioni, dovresti selezionare la checkbox "Chiudi Camera in queste date". Questa azione creerà una prenotazione speciale che sarà visibile come "Camera Chiusa" in tutte le pagine di prenotazione. Per riaprire la camera è sufficiente rimuovere questa prenotazione.

In questa pagina puoi avere una Panoramica della disponibilità per ogni stanza nel mese selezionato. La vista può essere filtrata nei prossimi 12 mesi. Il numero dentro la cella arancione indica quante unità sono state prenotate in quel giorno.

Aggiungi delle note personalizzate

 @since 1.3.5 

Puoi aggiungere le tue note personalizzate nella Panoramica Disponibilità. Assegna per ogni camera o data il tuo promemoria  in modo da essere sempre aggiornato su ogni tipo di richiesta. Ad esempio, puoi aggiungere delle note sulle date più richieste per una camera in un determinato periodo dell’anno, in modo da prestare attenzione alle soluzioni e alle offerte di cui disponi per quelle date. 
Aggiungi una nota cliccando sulla piccola icona di foglio note in basso a destra all’interno del box. Apparirà una finestra con le informazioni da inserire sulle tue note.

 Salva. Potrai sempre consultare le tue note aprendole di nuovo dalla stessa schermata.


NB. Le note create nella Panoramica Disponibilità saranno visibili anche nella Panoramica Tariffe, in modalità visualizzazione. Non saranno possibili azioni di creazione o modifica da questa pagina.

Aggiungi festività dalla Panoramica Disponibiltà
 @since 1.3.5 

Puoi aggiungere delle festività in maniera autonoma al tuo calendario. Invece di cliccare nella sezione corrispondente della camera, come per creare le note personalizzate, dovrai cliccare direttamente sul giorno nel calendario sopra la tabella delle disponibilità.

Dopo di che, inserisci il nome della festività o dell’evento speciale.

Una volta aver salvato, il giorno prescelto verrà visualizzato di colore rosso, per ricordare l’evento.

NB. Le stesse festività create nella Panoramica Disponibilità saranno visibili anche nella Panoramica Tariffe dalla quale sarà possibile anche crearne altre.