English (United Kingdom)

PMS

PMS stands for Property Management System. This section includes several different management functions.

Operators

 

Operators are special users, usually part of the staff, that can access some dedicated contents via front-end. New Joomla Users with different permission for the back-end can always be created to access certain pages, but the Operators will have their own Dashboard in the front-end section to access the contents that were reserved for them.

An Operator has Name, Last Name, Email and Phone Number as parameters, plus an AUTHENTICATION CODE that the operator will use to access the front-end private dashboard. Optionally, rather than the Authentication Code, an operator can log in to his private front-end section by using a Joomla user. In this case it's necessary to assign the Operator to a specific Joomla user.

Operator permissions go along with the new function "Tableaux". The permissions regards the view that the operator will have: you can allow the operator to see only some rooms or limit the period of time that they can see. The screen shot below shows how certain Operators can have different permissions to see the bookings of certain rooms, for a specific time frame. The permission tab is available in the "Tableaux" page.

Tableaux

 

 

The page Tableaux shows an overview of all confirmed bookings for the various rooms, within a specific time range. The Tableaux can also be made available to the Operators in the front-end, after setting up the Permissions of the various Operators.

  • Back-end: the screen shot below shows the administrator interface of the Tableaux, with the possibility of filtering the bookings per month, or by dates. By hovering the booking dates, a tooltip will be displayed with the information of the reservation. The back-end page allows printing functions and the management of the Operator Permissions. 

  •  Front-end: to access this page, you need to create a new Menu Item of type "VikBooking - Operators Login". In this page the operator will see only the rooms allowed by the permissions that were setup in the back-end. In the example below, this operator can only see two rooms because those are the ones assigned to his permissions. To access these page, the operator needs to login by using the personal AUTHENTICATION CODE or the Joomla User login to which the operator is assigned. Clicking or tapping on the booked dates will display some additional details of the reservation.
  •   

Add daily notes to your rooms in the Tableaux

  1.3.5 

Keep your reminders and notes always in evidence with the function “Custom Note” that you can add at rooms level, in the two mostly used views of the back-end: Tableaux and Availability Overview.

This is a useful tool for you or your staff to point out any important issue regarding your activity, rooms occupancy, or external factors. For example, you can keep note of quotations received from customers, create a reminder for a temporary unavailability of pools or parking services, or report any other issue that concern a specific date or room.
To add a note, simply make a lightly scroll down inside the box of the room of interest. Wait a few seconds and a small note icon will appear.

Click on this icon to add your note in the pop-up window that will open up soon.

Once you will have inserted all your notes, you will have a complete overview like this one: 

 

N.B: Tableaux Notes created by the admin will be visible in front-end for a logged operator only in a view mode. No modification function will be allowed for the existing note from the front-end. However they will be able to create new ones.

Add events and festivities from the Tableaux

  1.3.5 

You can add some custom festivities or events days in the Tableaux, just like you did for the notes. But, instead of clicking on the rooms corresponding tab, you need to click on the specific day of the calendar on the top of the grid.

Click on your selected day and add the festivity name. After saving, the day with event will be highlighted in red.

NB. Festivities will be visible by a logged operator from its front-end tableaux only in view mode. No creation or modification will be allowed for this kind of user.

Reports

The Reports framework is a part of the system that can be extended through the creation of apposite PHP Classes that extend the parent interface. By default, Vik Booking is installed with several types of Reports to generate and/or export data.

Reports are useful to obtain financial statistics as well as to produce calculations of tax/levy. You can also generate and export documents for transmitting them to various institutions in case your country has such mandates.

In the screen shot below you can see the calculation of the Revenue obtained on a specific range of dates for the bookings received.

  

E-invoices

 

The e-Invoicing system introduces a new way for generating electronic invoices, usually in XML format. Vik Booking provides an extendable framework based on custom PHP Drivers that extend the parent Class. By default, the only Electronic Invoicing Driver that comes with Vik Booking is the one for Italy, for the "Agenzia delle Entrate" institution. Italy is the first country in Europe to introduce mandatory B2B e-invoicing, and this mandate takes place from January 1st 2019.

However, if other countries will make e-invoicing mandatory, adding a new driver to Vik Booking to respect another format will be simple for the future.

*** ONLY FOR ITALIAN CUSTOMERS ***

Il sistema di fatturazione elettronica è stato implementato in seguito agli obblighi imposti a partire dal Gennaio 2019. In questa pagina è presente un riepilogo delle fatture fatte per ogni cliente, ed è possibile sia generarle che spedirle direttamente al Servizio di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate mediante l'uso della propria casella di posta certificata (PEC). Solo per il primo invio della prima fattura, si deve usare un indirizzo PEC generico (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.), poi sarà necessario cambiare l'indirizzo email con quello che vi sarà comunicato dal Sistema di Interscambio dopo la trasmissione della prima fattura elettronica.

L'interfaccia mostra diverse funzioni, tutte con un commento per descriverne l'utilizzo.

Nel pulsante "Driver Settings" sono contenuti i parametri da riempire per generare correttamente i file da inviare, con tutte le spiegazioni annesse spostando il cursore del mouse su "?".

Come potete vedere, verrà visualizzata a schermo una tabella come quella sottostante, che stampa tutti i dati della prenotazione del cliente con lo stato della fattura all'ultima colonna. La stato della fattura può essere:

  • Da generare: la colonna sarà di colore verde. La fattura deve essere generata cliccando sul pulsante in alto "Generate e-invoices". Una volta generata, sarà anche disponibile per il download attraverso il pulsante in alto.
  • Da trasmettere: la colonna sarà di colore giallo. La fattura deve essere trasmessa attraverso il pulsante " Trasmetti fatture al SdI"; se la fattura è una sola, allora trasmetterà un file XML, se sono più di una allora trasmetterà un file zip di tutte le fatture da trasmettere.
  • Trasmessa: la colonna sarà blu, non è necessaria nessuna azione ulteriore.
  • Non fatturabile: la colonna sarà rossa. La fattura assume questo stato in caso ci sia qualche dato obbligatorio mancante.

La fattura può anche essere vista e/o modificata a mano via XML attraverso i pulsanti nella penultima colonna. Inoltre, essa sarà rigenerabile in caso di modifica.

Per generare la prima fattura elettronica occorre prima controllare le impostazioni del driver, per ciò che riguarda anche le impostazioni della vostra casella PEC. Inserendo le date in cui sono state ricevute le prenotazioni, il sistema carica i dati cliccando sull'apposito tasto.

Come elencato sopra, le fatture generabili, ovvero per quelle prenotazioni comprensive di tutti i dati obbligatori, avranno uno sfondo verde. Cliccando sul tasto Genera Fatture, il sistema creerà semplicemente il file della fattura elettronica in formato XML (salvandolo nel database, non in un file, quindi in maniera sicura). Le fatture generate e pronte per essere trasmesse, avranno uno sfondo arancione. Per inviarle via PEC al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate (il driver di Vik Booking si occupa dell'invio telematico), è sufficiente fare clic sull'apposito tasto "Trasmetti Fatture al SdI".

Per la prima trasmissione di fattura elettronica è importante selezionare una sola fattura che deve essere inviata all'indirizzo PEC predefinito dell'Agenzia delle Entrate. Così facendo, il loro sistema vi assegnerà un indirizzo PEC specifico alla quale trasmettere le fatture. Una volta ricevuto, assicuratevi di aggiornare le impostazioni del driver cambiando l'indirizzo PEC del SdI. A quel punto potete trasmettere anche 50-100-200 fatture alla volta, ed il sistema si occuperà della trasmissione in formato ZIP, nel caso ci siano più fatture da trasmettere.

MODALITÀ DI TEST: se la Fatturazione Elettronica dovesse spaventarti, ti basta cambiare dalle Impostazioni del Driver l'indirizzo PEC del SdI (Sistema di Interscambio), inserendo magari un tuo indirizzo email, non per forza di tipo PEC. Così facendo, il sistema trasmetterà le fatture elettroniche all'indirizzo email specificato, piuttosto che all'Agenzia delle Entrate. Così potrai visualizzare i contenuti e testare il sistema. Ovviamente serve sempre un indirizzo PEC configurato correttamente per l'invio dei messaggi. Una volta appurato il funzionamento, puoi cambiare l'indirizzo PEC del SdI ed iniziare a trasmettere dati reali.

 

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